Tietosuojaseloste – Sopimukseen perustuva vapaaehtoisrekisteri | Plan

Tietosuojaseloste –
Sopimukseen perustuva vapaaehtoisrekisteri

Rekisterinpitäjä

Yhteisö

Plan International Suomi sr
Lautatarhankatu 6
00580 HELSINKI

 

Yhteyshenkilö

Miya Serenius
0505342384
tietosuoja@plan.fi

Keiden tietoja käsittelemme
  • Vapaaehtoiset
  • Maahanmuuttajatyön vapaaehtoiset
  • Mitä-verkosto
Tiedot joita käsittelemme
  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Postiosoite
  • Vapaaehtoistyön muodot
  • Syntymäaika
  • Äidinkieli
  • Sukupuoli
  • Henkilötunnus
  • Asiointihistoria
Mistä saamme tiedot
  • Keräämme henkilötietoja vapaaehtoisilta itseltään
  • Päivitämme postiosoitteita Bisnode Oy:ltä ja Posti Oy:ltä
  • Päivitämme puhelinnumeroita Fonecta Oy:ltä
Miksi käsittelemme tietojasi
  • Vapaaehtoistyön hoitaminen
  • Vapaaehtoisrekisterin ylläpito
  • Lakivelvoitteiden täyttäminen
Kuka muu käsittelee tietojasi
  • Blackbaud Inc.
  • Fonecta Oy
  • Bisnode Oy
  • Elisa Oyj
  • Securycast Oy
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi

Vapaaehtoisten tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii aktiivisena vapaaehtoisena. Vapaaehtoisuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 2 vuoden ajan.

Kuinka suojaamme tietosi
  • Käytämme suojattua internetyhteyttä (https)
  • Käytämme palomuuria
  • Rajaamme rekisterin pääsyn vain henkilöihin, joilla on oikeus käsitellä tietoja
  • Henkilökuntamme ja vapaaehtoistyöntekijämme allekirjoittavat salassapitosopimuksen
Oikeutesi

1. Rekisterinpitäjä

Yhteisö

Plan International Suomi sr
Lautatarhankatu 6
00580 HELSINKI

Yhteyshenkilö

Miya Serenius
0505342384
tietosuoja@plan.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään nykyisten ja entisten vapaaehtoisten henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterimme käyttötarkoitus on vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen, vapaaehtoisten tietojen oikea ja ajantasoinen hallinto sekä vapaaehtoisrekisterin ylläpito ja kehittäminen. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys vapaaehtoissuhteen hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on vapaaehtoistyön suhde eli asiakkuus, joka astuu voimaan vapaaehtoiseksi ilmoittautumisen yhteydessä joko puhelimen-, tekstiviestin, sähköposti tai verkon kautta tai tapahtumassa.

Rekisteröidyt Vapaaehtoiset
Maahanmuuttajatyön vapaaehtoiset
Mitä-verkosto
Käsittelyn tarkoitus Vapaaehtoisen tunnistaminen
 
Vapaaehtoisviestintä vapaaehtoistapahtumista,vapaaehtoismuodoista ja vapaaehtoistyöstä yleisesti
 
Vapaaehtoistyöhön ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoito, analysointi ja kehittäminen, tilastointi, segmentointi ja profilointi.
 
Vapaaehtoisten tietojen ja yhteydenottohistorian hallinta. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen vapaaehtoisille sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen.

Markkinointi ja etämyynti, kuten suoramarkkinointi, digimarkkinointi, tuotemarkkinointi, lahjoituspyynnöt ja tapahtumakutsut. Markkina- tai mielipidetutkimukset

Käsittelyperuste Sopimussuhde sekä rahankeräyslain tilivelvollisuuden täyttäminen

 
Voimme lisäksi ottaa vapaaehtoisiin yhteyttä kertoaksemme uusista tuotteistamme ja palvelustamme. Voimme käyttää henkilötietoja tarjontamme räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Tiedot
Yksilöintitiedot
  • Nimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Syntymäaika
  • Kieli
  • Sukupuoli
  • Henkilötunnus
  • Asiakasnumero
  • Valokuvat
Vapaaehtoisuuteen liittyvät tiedot
  • Vapaaehtoistapahtumiin, -työhön liittyvät osallistumistiedot, työtunnit, päivämäärät
  • Vapaaehtoistyöroolit
  • Paikallisryhmien tiedot
  • Profilointi- ja kiinnostustiedot
  • Kampanja- ja yhteydenottotiedot
Palvelujen käyttötiedot
  • Luvat ja suostumukset
  • Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
  • Vapaaehtoisten ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
  • Asiakaspalaute
  • Rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
  • Suoramarkkinointivalinnat
  • Rekisterinpitäjän digitaalisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot
  • Maksutapahtumat ja maksunvälitystiedot

 
Plan säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

5. Käsittelyn kesto

Vapaaehtoisten tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii aktiivisena vapaaehtoisena. Vapaaehtoisuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään seitsemän (7) vuoden ajan viimeisestä lahjoituksesta. Tämä perustuu vapaaehtoistyön rahoittajien vaatimille säilytysajalle. Poistamme tarpeettomat tiedot kuuden (6) kuukauden välein.

Sähköpostimarkkinointilistoiltamme pääset poistumaan itse jokaisen viestin yhteydessä, poistumislinkin kautta. Voit myös päivittää tiedot OmaPlan palvelussamme. Merkitsemme markkinointikiellon rekisteriimme, mutta emme poista kaikkia tietojasi, sillä silloin emme voisi kunnioittaa antamaasi kieltoa.

6. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojasi koskien. Yhteydenottopyynnöt näitä koskien voit lähettää osoitteeseen tietosuoja@plan.fi.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Voit myös päivittää omia tietojasi OmaPlan palvelussamme, osoitteessa plan.fi/omaplan.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Teemme verkkomainontaa mm. Facebookin ja Googlen mainontapalveluiden avulla. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan saa meiltä tunnistettavia henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeiden avulla kohdentamiseen. Lisätietoja löytyy kohdasta "evästeet".

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

7. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Henkilöä koskevia tietoja vastaanotetaan ja päivitetään säännönmukaisesti

1. Vapaaehtoiselta itseltään
   • Verkkopalvelun kautta
   • Asiakaspalvelun yhteydessä
   • Sähköpostilla
   • Katurekrytoinnin yhteydessä
   • Tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä
2. Planin toimiston toimesta
3. Väestötietorekisterin henkilötietojen päivityspalvelun kautta
4. Puhelinyhtiöiden tai vastaavien julkisten rekisterien kautta

Päivitämme ja ylläpidämme henkilöiden yhteystietoja yhdessä Bisnode Oy:n ja Fonecta Oy:n kanssa.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton Planin käyttötarkoitusten kanssa. Planilla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää, minkä vuoksi me emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja me edellytämme osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Saatamme jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa yhdessä hallinnoimme ja toteutamme projekteja.

Voimme jakaa tapahtumiimme osallistuvien henkilötietoja harkintamme mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi sidosryhmille järjestetty tapahtuma).

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia, jotka toimivat käsittelijöinä meidän lukuumme tai joiden kanssa muutoin teemme henkilötietojen käsittelyyn liittyvää yhteistyötä:

  • Blackbaud Inc.
  • Bisnode Oy
  • Fonecta Oy
  • Elisa Oyj
  • Securycast Oy

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Olemme valinneet henkilötietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Emme siirrä lahjoittajien henkilötietoja EU:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

  • Järjestelmien sisäänpääsy edellyttää henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmät ovat myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
  • Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ainoastaan ne rekisterinpitäjän työntekijät, jotka ovat oikeutettu hallinnoimaan tietoja.
  • Henkilörekisterit sijaitsevat konesalin palvelimilla, jonne asiattomilta on pääsy estetty ja verkkoyhteydet sovelluksiin toimivat suojattuna yhteytenä.
  • Paperiset henkilötiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
  • Rekistereistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

11. Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneelle. Käytämme sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä, joiden avulla tunnistamme selaimesi ja saamme näin tietoa verkkosivujemme kävijämäärästä, kävijöiden mielenkiinnon kohteista ja käyttäytymisestä, jonka avulla pyrimme kehittämään verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta voit halutessasi muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Sivustomme ei välttämättä toimi kaikilta osin, mikäli kytket evästeet pois päältä.

Mainontaevästeiden avulla pyrimme valitsemaan sinulle parhaiten sopivat ja mielenkiintoisimmat markkinointiviestit. Evästeistä ei kerry meille henkilökohtaisia tietoja, kuten nimi tai yhteystietoja. Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta saa Your Online Choices –sivustolta.

Käytämme sivuillamme Google Analytics, Hotjar ja muita analytiikkatyökaluja, jonka avulla keräämme tietoja verkkovierailuista, jotta voimme kehittää verkkopalveluja ja sovellusten sujuvuutta. Palveluiden avulla emme saa tietoon henkilökohtaisia tietoja.

12. Muita ehtoja

Jotta voimme täyttää väliseemme suhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toteuttaa sitä toimintaa, jonka yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja, kuten esimerkiksi lahjoituksia.

Me olemme suomalainen yhteisö. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Jos alamme käsitellä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin, ilmoitamme asiasta ja päivitetystä tietosuojaselosteesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä. Muiden muutosten osalta tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä.