Tietosuojaseloste – Sopimukseen perustuva vapaaehtoisrekisteri

Rekisterinpitäjä
Keiden tietoja käsittelemme
Tiedot joita käsittelemme
Mistä saamme tiedot
Miksi käsittelemme tietojasi
Kuka muu käsittelee tietojasi
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi
Kuinka suojaamme tietosi

Oikeutesi

Tarkastusoikeus
Vastustamisoikeus
Suoramarkkinointikielto
Poisto-oikeus
Valitusoikeus

Rekisterinpitäjä

Yhteisö: Plan International Suomi sr, Lautatarhankatu 6, 00580 HELSINKI
Yhteyshenkilö: Miya Serenius, 0505342384, tietosuoja@plan.fi

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään nykyisten ja entisten vapaaehtoisten sekä alaikäisten vapaaehtoisten huoltajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterimme käyttötarkoitus on vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen, vapaaehtoisten tietojen oikea ja ajantasoinen hallinto sekä vapaaehtoisrekisterin ylläpito ja kehittäminen. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys vapaaehtoissuhteen hoitamiseksi.

Käsittelemme alaikäisten vapaaehtoisten huoltajien tietoja, koska lastensuojeluohjeidemme mukaisesti tarvitsemme alaikäisen huoltajan luvan osallistua toimintaamme sekä yhteyshenkilön.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on vapaaehtoistyön suhde eli asiakkuus, joka astuu voimaan vapaaehtoiseksi ilmoittautumisen yhteydessä joko puhelimen-, tekstiviestin, sähköposti tai verkon kautta tai tapahtumassa.

Rekisteröidyt

• Vapaaehtoiset
• Maahanmuuttajatyön vapaaehtoiset
• Mitä-verkosto
• Alaikäisten vapaaehtoisten huoltajat

Käsittelyn tarkoitus

• Vapaaehtoisen tunnistaminen
• Vapaaehtoisviestintä vapaaehtoistapahtumista,vapaaehtoismuodoista ja vapaaehtoistyöstä yleisesti
• Vapaaehtoistyöhön ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoito, analysointi ja kehittäminen, tilastointi, segmentointi ja profilointi.
• Vapaaehtoisten tietojen ja yhteydenottohistorian hallinta. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen vapaaehtoisille sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen.
• Markkinointi ja etämyynti, kuten suoramarkkinointi, digimarkkinointi, tuotemarkkinointi, lahjoituspyynnöt ja tapahtumakutsut. Markkina- tai mielipidetutkimukset. Emme kohdenna markkinointia alaikäisille.

Käsittelyperuste

• Sopimussuhde sekä rahankeräyslain tilivelvollisuuden täyttäminen

Voimme lisäksi ottaa vapaaehtoisiin yhteyttä kertoaksemme uusista tuotteistamme ja palvelustamme. Voimme käyttää henkilötietoja tarjontamme räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa.

Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Yksilöintitiedot

• Nimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Syntymäaika
• Kieli
• Sukupuoli
• Henkilötunnus
• Asiakasnumero
• Valokuvat

Vapaaehtoisuuteen liittyvät tiedot

• Vapaaehtoistapahtumiin, -työhön liittyvät osallistumistiedot, työtunnit, päivämäärät
• Vapaaehtoistyöroolit
• Paikallisryhmien tiedot
• Profilointi- ja kiinnostustiedot
• Kampanja- ja yhteydenottotiedot

Palvelujen käyttötiedot

• Luvat ja suostumukset
• Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
• Vapaaehtoisten ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
• Asiakaspalaute
• Rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• Suoramarkkinointivalinnat
• Rekisterinpitäjän digitaalisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot
• Maksutapahtumat ja maksunvälitystiedot

Plan säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Käsittelyn kesto

Vapaaehtoisten tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii aktiivisena vapaaehtoisena. Vapaaehtoisuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan. Tämä perustuu vapaaehtoistyön rahoittajien vaatimille säilytysajalle. Poistamme tarpeettomat tiedot kuuden (6) kuukauden välein. Jos olet myös lahjoittaja, tietoja säilytetään enintään seitsemän (7) vuoden ajan viimeisestä lahjoituksesta.

Sähköpostimarkkinointilistoiltamme pääset poistumaan itse jokaisen viestin yhteydessä, poistumislinkin kautta. Voit myös päivittää tiedot OmaPlan palvelussamme. Merkitsemme markkinointikiellon rekisteriimme, mutta emme poista kaikkia tietojasi, sillä silloin emme voisi kunnioittaa antamaasi kieltoa.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojasi koskien. Yhteydenottopyynnöt näitä koskien voit lähettää osoitteeseen tietosuoja@plan.fi.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Voit myös päivittää omia tietojasi OmaPlan palvelussamme, osoitteessa plan.fi/omaplan.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Teemme verkkomainontaa mm. Facebookin ja Googlen mainontapalveluiden avulla. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan saa meiltä tunnistettavia henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeiden avulla kohdentamiseen. Lisätietoja löytyy kohdasta ”evästeet”.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Säännönmukaiset tiedonlähteet

Henkilöä koskevia tietoja vastaanotetaan ja päivitetään säännönmukaisesti

1. Vapaaehtoiselta itseltään
   • Verkkopalvelun kautta
   • Asiakaspalvelun yhteydessä
   • Sähköpostilla
   • Katurekrytoinnin yhteydessä
   • Tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä
2. Planin toimiston toimesta
3. Väestötietorekisterin henkilötietojen päivityspalvelun kautta
4. Puhelinyhtiöiden tai vastaavien julkisten rekisterien kautta

Päivitämme ja ylläpidämme henkilöiden yhteystietoja yhdessä Bisnode Oy:n ja Fonecta Oy:n kanssa.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton Planin käyttötarkoitusten kanssa. Planilla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää, minkä vuoksi me emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja me edellytämme osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Saatamme jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa yhdessä hallinnoimme ja toteutamme projekteja.

Voimme jakaa tapahtumiimme osallistuvien henkilötietoja harkintamme mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi sidosryhmille järjestetty tapahtuma).

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia, jotka toimivat käsittelijöinä meidän lukuumme tai joiden kanssa muutoin teemme henkilötietojen käsittelyyn liittyvää yhteistyötä:

• Blackbaud Inc.
• Bisnode Oy
• Fonecta Oy
• Elisa Oyj
• Securycast Oy
• Arena Interactive Oy
• Hubspot Inc

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Tietyissä tilanteissa henkilötietoja saatetaan siirtää EU-alueen ulkopuolelle. Googlen ja HubSpotin palvelimet voivat sijaita EU-alueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto EU-alueen ulkopuolelle on järjestetty kyseisten paleluntarjoajien kanssa sopivin ja asianmukaisin suojatoimin, jotka vastaavat sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

• Järjestelmien sisäänpääsy edellyttää henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmät ovat myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
• Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
• Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ainoastaan ne rekisterinpitäjän työntekijät, jotka ovat oikeutettu hallinnoimaan tietoja.
• Henkilörekisterit sijaitsevat konesalin palvelimilla, jonne asiattomilta on pääsy estetty ja verkkoyhteydet sovelluksiin toimivat suojattuna yhteytenä.
• Paperiset henkilötiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
• Rekistereistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneelle. Käytämme sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä, joiden avulla tunnistamme selaimesi ja saamme näin tietoa verkkosivujemme kävijämäärästä, kävijöiden mielenkiinnon kohteista ja käyttäytymisestä, jonka avulla pyrimme kehittämään verkkosivujamme. Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta voit halutessasi muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Sivustomme ei välttämättä toimi kaikilta osin, mikäli kytket evästeet pois päältä.

Mainontaevästeiden avulla pyrimme valitsemaan sinulle parhaiten sopivat ja mielenkiintoisimmat markkinointiviestit. Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta saa Your Online Choices –sivustolta.

Käytämme sivuillamme Google Analytics, Hotjar ja muita analytiikkatyökaluja sekä Hubspot -markkinointiautomaatiojärjestelmää, jonka avulla keräämme tietoja verkkovierailuista, jotta voimme kehittää verkkopalveluja ja sovellusten sujuvuutta sekä lähettää sinulle uutiskirjeitä ja tietoa toiminnastamme.

Hubspot
 
Planin verkkosivusto käyttää HubSpot -markkinointiautomaatiojärjestelmää. HubSpot käyttää evästeitä kerätäkseen tietoja siitä, kuinka käyttäjät käyttävät sivustoa. Näillä evästeillä kerättyjä tietoja käytetään raporttien koostamiseen, apuna sivuston parantamisessa ja markkinointiimme. Hubspot kerää ja tallentaa tietoja, kuten vierailun aika, vieraillut sivut, kullakin sivulla vietetty aika ja IP-osoite. Lisäksi Hubspot voi kerätä tietosi täyttämistäsi verkkolomakkeista (esim. tilaukset, lataukset ja yhteydenottopyynnöt) sekä tietoa Planin ja sinun välisestäsi sähköposti- ja uutiskirjeviestinnästä. Jos olet luovuttanut meille henkilötietosi muun yhteydenoton kautta, voimme siirtää henkilötietosi Hubspotiin. Hubspot tietosuojaselosteen löydät tästä.
 
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin käyttämällä markkinointi- ja uutiskirjeviestien yhteydessä tarjottavaa peruuttamismahdollisuutta tai ilmoittamalla asiasta meille info@plan.fi.

Muita ehtoja

Jotta voimme täyttää väliseemme suhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toteuttaa sitä toimintaa, jonka yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja, kuten esimerkiksi lahjoituksia ja vapaaehtoistoiminnan järjestämistä. 

Me olemme suomalainen yhteisö. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Jos alamme käsitellä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin, ilmoitamme asiasta ja päivitetystä tietosuojaselosteesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä. Muiden muutosten osalta tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä.