Digitalisointi tuo tiedon yhä useamman ulottuville

Uudet digitaaliset työkalut mahdollistavat lähes reaaliaikaisen palautteen antamisen ja saamisen yhteisöissä, joissa toimimme. Kun tieto ja tulokset ovat kaikkien saatavilla ja tulkittavissa, työ tehostuu ja sen vaikuttavuus paranee.  

Olemme ottaneet käyttöön uudet digitaaliset työkalut, joiden avulla keräämämme tieto ja saavuttamamme tulokset ovat helposti ja nopeasti visualisoitavissa ja hyödynnettävissä. Työkalujen kehittämistä ja niiden käyttöönottoa on tukenut Accenture.  

– Haluamme varmistaa, että keräämämme data ja niistä johdetut tulokset ovat kaikkien hyödynnettävissä ilman, että niiden tulkitsemiseen tarvitsee koulutusta tai analysointityökalujen hallintaa. Silloin saamme paitsi omien työntekijöidemme myös yhteisöjen koko kapasiteetin käyttöön, kun tulkitsemme dataa ja teemme siitä johtopäätöksiä, kertoo asiantuntijamme Vilja Liikanen.  

Kun datan analysointi ei ole yhden tai muutaman henkilön näpeissä, hankkeiden suunnittelu ja mahdollisten korjausliikkeiden teko helpottuu, nopeutuu ja tehostuu.  

– Kaikkien tekemiemme päätösten on perustuttava ajankohtaiseen ja tarkkaan tietoon. Keräämämme datan pohjalta johdettujen mittarien avulla voimme seurata, saavutammeko asetettuja tavoitteita vai emme, sanoo ulkoministeriön tukeman Mosambikin-hankkeemme projektipäällikkö Moises Mutuque.  

Visualisointi auttaa palautteen antamisessa 

Ajankohtaisen ja tarkoituksenmukaisen tiedon keräämistä helpottavat ja nopeuttavat digitaaliset kyselyt, joita olemme jo muutaman vuoden ajan tehneet yhteisöissä, joissa toimimme. Saatujen kyselyjen tulokset voi seuloa sukupuolen ja iän perusteella ja visualisoida saman tien helposti pureksittaviksi kaavioiksi.  

– Tiedot yhteisöstä kerännyt paikallinen työntekijä voi kannettavalla tietokoneella tai projektorilla heti esitellä tulokset, analysoida niitä yhdessä ja pyytää palautetta esiin nousseista epäkohdista tai voimavaroista. Käydyn keskustelun ja saamamme datan perusteella pystymme tekemään mahdollisia korjausliikkeitä paljon nopeammin kuin aiemmin, eikä meidän tarvitse odottaa mahdollisen raportin valmistumista, joka pahimmillaan voi viedä viikkoja tai jopa kuukausia, Liikanen kertoo.  
 

Digitaaliset kyselyt helpottavat arkaluonteisten aiheiden kartoitusta 

Moises Mutuquen mukaan digitaaliset työkalut ovat merkittävästi nopeuttaneet tiedonkeruuta ja tuoneet siten säästöjä. Myös omistajuus työstä ja datasta on kasvanut.  

– Pystymme itse keräämään tiedon aiempaa helpommin, emmekä välttämättä tarvitse siihen konsulttia.  Käytämme saamaamme tietoa suunnittelun parantamiseen yhdessä paikallisten viranomaisten ja yhteisöjen kanssa.

Digitaaliset välineet helpottavat myös arkaluonteisiin aiheisiin liittyvien kyselyjen tekemistä. Sellaisia ovat esimerkiksi seksuaali- ja lisääntymisterveys sekä -oikeudet, joiden edistämiseen keskitymme ulkoministeriön tukemissa hankkeissamme. Avointa keskustelua tukahduttavat yhteisöjen sosiaaliset normit, uskomukset ja asenteet. 

– Kyse on erittäin herkistä aiheista. Digitaalisilla välineillä pystymme keräämään tietoa anonyymisti, jolloin ihmiset uskaltavat vastata avoimesti, Mutuque kertoo.  

Uudenlaisen datan ja uusien työkalujen täysimittainen hyödyntäminen vaatii vielä opettelua sekä työntekijöiltä täällä Suomessa että yhteisöissä. Toiminta-alueillamme kaikki eivät välttämättä osaa lukea ja kirjoittaa, jolloin tekniset välineetkin vaativat enemmän perehdyttämistä.  

– Digitaaliset työkalut ovat useimmille uusia. Ensimmäisellä kerralla monia jännitti, eivätkä he uskaltaneet kokeilla laitetta, mutta uskon, että luottamus välineisiin kasvaa ajan myötä, Mutuque sanoo.  
 

Avoimuus rahoittajille ja yhteisöille lisääntyy 

Kyse on myös avoimuudesta ja vastuullisuudesta rahoittajillemme ja yhteisöille, joissa toimimme.   

– Meidän pitää pystyä kertomaan rahoittajille ja suomalaisille veronmaksajille, mihin saamiamme varoja on käytetty ja mitä niillä on saatu aikaan. Uusilla työkaluilla tulokset voi helposti visualisoida eikä niiden ymmärtämiseksi tarvitse lukea pitkiä raportteja, Liikanen sanoo.  

– Myös yhteisöille pitää pystyä kertomaan, mitä olemme saaneet aikaan. Samalla saamme heiltä arvokasta palautetta, joka auttaa meitä kohdentamaan tukeamme.